題 Excel電子表格陷入困境,是否有替代軟件? [關閉]


我為一個年度預算組織工作,這個組織是一個Excel電子表格,由大約25張相互鏈接的大表組成。有一個很大的摘要表,從工作表中提取數字,這些工作表具有更詳細的收入和費用帳戶(和預測),而這些帳戶又從更詳細的工作表中獲取數字。

它已經到了編輯電子表格很慢的程度,腐敗並不罕見。並且不清楚數據是否始終正確鏈接。去年,我發現一個收入來源下落不明。

有沒有 用於詳細預算的替代軟件 更好地處理大文件?有人建議使用Access,雖然我可以看到它以這種方式使用,但實際上並沒有像Excel那樣用於預算。還有其他預算軟件嗎?

或者這個文件的大小是否適用於Excel,它是需要更多內存/虛擬內存/更快CPU等的計算機? (我不知道我們的業務經理的電腦是什麼樣的,但它雖然不是最先進的機器但它還不錯。)


5
2018-05-19 21:10


起源




答案:


幾點思緒:

(1)預算編制沒有納入您現有的ERP有特殊原因嗎?

如果您使用SAP或類似的會計軟件包,那麼這些通常具有某種內置預測功能。額外的好處是實際與預算可以很容易地運行,您可以調和總分類帳(即缺少收入流)。

(2)當前的電子表格是否盡可能高效?

例如,所有的床單真的需要經常聯繫嗎?一旦數據進入,您就不能將原始數據作為“粘貼值”,並將摘要錶鍊接到它們。

您還可以禁用自動計算,這將大大提高性能。這篇文章 MSDN 討論它(以及其他選項)。

你真的需要所有中間標籤嗎?如果您重新格式化數據(即復制數據庫),那麼您是否只能擁有一個原始數據選項卡,而摘要選項卡可以轉而使用它?

(3)外部數據源

如果上述兩種情況都失敗,您可以將原始數據存儲在數據庫(例如Access)中,然後在MS Excel上對其進行外部查詢以進行導入和操作。 Office.com 有一篇關於連接外部數據源的簡短文章 這個 一個討論了可用的不同來源:

Microsoft SQL Server OLAP Services (OLAP provider)
Microsoft Office Access
dBASE
Microsoft FoxPro
Microsoft Office Excel
Oracle
Paradox
SQL Server
Text file databases
Third-party providers

6
2018-05-19 21:49





有專門用於預算的軟件(Sage和Quicken最初想到的是),但Excel 2010可以在64位版本中使用,可以使用更多內存。您的問題可能與文件大於計算機內存量並且必須使用虛擬內存有關。

我建議將內存升級到大於文件大小的第一個操作過程(多少由你決定)。不便之處在於,您可能還需要將操作系統升級到64位版本,因此也存在隱藏成本。


3
2018-05-19 21:23



我覺得Excel真的不是為這種複雜性而設計的。它非常適合進行信息分析,但對於實際的日常跟踪來說並不是那麼好。 - Doltknuckle
我同意它是一個設計非常廣泛的包,並且有更好的選擇,它實際上取決於OP的預算,最佳的行動方案可能是完整的軟件更換和使用培訓。 - chunkyb2002
感謝關於記憶的建議。目前我們現金緊張,所以當我詢問其他程序時,獲取大型軟件程序並對其進行培訓可能超出了我們的預算範圍。 - chrisfs


雖然您使用excel來創建預算,但它並不是預算編制軟件。你真的應該看看做會計的軟件,而且還有很多。 Peachtree和QuickBooks都相對便宜,應該處理你所描述的大部分內容。根據編譯內容的方式,有單用戶和多用戶解決方案。


3
2018-05-19 22:34





Windows或Linux:

Gnumeric是我的選擇。它很快,將打開xls,txt和許多其他格式。

它也可以在osx上編譯。


3
2018-05-20 04:36





在我看來,問題不是與軟件選擇相關的問題,而是更多的過程問題。單個大型電子表格的問題在於它變得如此復雜和交互,以至於無法對結果或中間階段進行健全檢查。正是這導致了諸如物品未被拾取之類的問題。我的建議是,需要再次審視推算和監測預算的過程,並將其分解為較小的自我支持單位。然後可以在不同階段更容易地檢查這些單元。

雖然更複雜的軟件可能有助於改善不同預算之間相互作用的管理,但它仍然不能保證人為錯誤被提取,並且通過將預算分解為子預算,它將不易發生人為錯誤。

我很欣賞這個答案沒有回答關於軟件進行詳細預算的具體問題,但你真的至少應該看一下這個過程,看看它是否可以在直接跳到另一個軟件之前得到改進,因為它可能只會產生問題更壞而不是更好。


2
2018-05-20 07:28





您可能需要檢查您的電子表格是否符合效率。

當您處理一個電子表格時,下面的一些項目可能看起來微不足道,但考慮到您有25個包含多年數據的Excel文件,電子表格設計很重要。

  • 檢查您的公式和參考。而不是引用 A5:A56000,試試 答: 或使用 動態命名範圍

  • 如果您處理超過2列數據,請使用INDEX / MATCH而不是VLOOKUP。另一個常見的錯誤是重複VLOOKUP,就像在ff中一樣。例:

    想像一下,如果這個公式放在每個文件中總共1000個單元格中,如果 MyRange 是一個50x100的細胞範圍。

=IF(ISNA(VLOOKUP(100,MyRange,2,False)),"",VLOOKUP(100,MyRange,2,False))

  • 確保您的工作表沒有Excel正在計入文件大小的空白行和列。檢查滾動條。如果它們很小或者將它們一直拖到最後將您帶到1048576行或XFD列,請將數據傳輸到新工作表。不要突出顯示所有單元格然後復制粘貼,只需轉移即可 非空細胞

  • 如果可以,請盡量減少外部參考。有時,從其他電子表格手動複製粘貼原始數據會更有效,尤其是因為您提到由於文件損壞和不正確的引用而導致數據完整性丟失。

  • 如果您可以使用數據透視表或修改佈局來解決問題,請使用這些而不是數組公式。

有關優化電子表格的更多最佳做法和技巧: http://www.ozgrid.com/Excel/ExcelSpreadsheetDesign.htm


2
2018-05-21 09:43





老實說,你已經完全超出了Excel的預期使用場景。您假裝Excel是一個數據庫,並且您遇到了這樣做的問題。 Excel不保證數據正確流動。 Excel不會驗證您的數據,以便您知道它是真實的。 Excel不保證跨多個工作表的數據一致性。 Excel不允許對數據進行多用戶讀寫訪問,也不允許集中處理,以便您可以設計一台能夠及時生成報告的計算機。

正確的操作方法是規範化數據,構建OLAP數據庫,然後使用報告軟件(Cognos,SQL Reporting Services,Crystal Reports結合SQL VIEW)將數據提取到有用的信息中。如果必須使用Excel以只讀格式對數據進行處理並生成圖表,Excel可以連接到SQL數據庫來執行此操作  犧牲了在RDBMS中存儲數據的好處。

你在這裡做的就像試圖使用Word的表來計算數字數據而不是Excel一樣愚蠢。你使用的是錯誤的工具。解決方法是使用正確的工具。


1
2018-05-20 04:57



所描述的尺寸完全在Excel的“舒適區”內 - 雖然我同意,它並沒有被用於它的設計目的 - warren


您可以試試OpenOffice / LibreOffice。它經常被證明比MS-Office更穩定。由於它是免費的,在最壞的情況下你會失去一些時間。


1
2018-05-21 10:17